הסעות לאירועים: דגשים שצריך לקחת בחשבון

מתכננים אירוע וצריכים לדאוג להסעות? הנה כמה דברים שאתם צריכים להיות מודעים אליהם לפני שאתם דואגים להזמנה. 

מה צריך לדעת לפני תיאום הסעה לאירוע?

פעמים רבות מארגני האירועים דואגים להסעות מסודרות אל מקום האירוע. מדובר בדבר מורכב לוגיסטית שכן הוא דורש תיאומים ושריונים מראש. באנו לעזור לכם לעשות סדר בבלגן ולהראות לכם כמה דברים שאסור לשכוח לפני הזמנת ההסעות לאירועים. 

הבינו מראש מה הצורך בהסעה

אם אתם מתכננים אירוע מצומצם בו אין הרבה מוזמנים, יכול להיות שכלל לא תצטרכו הסעה מסודרת. אם אתם יודעים מראש שיהיה מורכב להגיע לאירוע ושיש לכם כמות מוזמנים גדולה יחסית, ההסעה הופכת לחיונית יותר ויש להתחיל לסדר אותה בהקדם. לצורך עניין, הסעות לחתונה הן דבר נפוץ מאוד מאחר שמדובר באירוע עם משתתפים רבים.

מאיפה ההסעה?

האם אתם מתכננים הסעה ממקום אחד מרכזי? האם אתם מתכוונים לדאוג ליותר מאוטובוס אחד? כל אלו שאלות שאתם חייבים לשאול את עצמכם מראש. אם אתם יודעים שאתם הולכים להזמין קבוצת אנשים אשר גרה במקום מרוחק יחסית אולי יהיה לכם כדאי לדאוג להסעה מהמקום הזה באופן ספציפי. ברוב המקרים, הסעות בודדות יוצאות ממיקום מרכזי שנקבע מראש. 

בקשו מהאורחים לעדכן אתכם מראש

כדי להבין מה סדר גודל ההסעה שיש לארגן, אתם תהיו חייבים לדעת מי מהאורחים מתכוון להגיע עם ההסעה. כמובן שאתם צריכים גם לקחת בחשבון ביטולים של הרגע האחרון, אך אתם תצטרכו להעריך סדר גודל של כמות האורחים שיסעו בהסעה. רק לאחר כמות מינימלית של אנשים תוכלו בכלל להזמין הסעה, לכן שווה לדעת מראש האם הסעה היא בכלל אופציה ריאלית.

איזה רכב יתאים להסעה?

לאחר שאתם יודעים פחות או יותר מה כמות האנשים שיגיעו, תוכלו להבין איזה רכב יתאים להסעה. חברות הסעות יכולות לספק לכם אוטובוסים, מיניבוסים וסוגי רכבים שונים לפי כמות האורחים. במידת הצורך תוכלו לקבל עזרה שחברת ההסעות בבחירת סוג הרכב ובייעוץ לגבי תכנון ההסעה. 

האם ההסעה היא לשני הכיוונים?

כאשר אתם משריינים הסעה, אתם צריכים לדייק ולהסביר האם מדובר בהסעה רק לכיוון אחד או גם הסעה שתחזיר את האורחים לנקודה ממנה נאספו. ברוב המקרים כדאי לדאוג להסעה לשני הכיוונים, שכן אירועים לרוב מסתיימים בשעת ערב מאוחרת וההסעה היא פתרון אידיאלי לאורחים שמגיעים ממקומות מרוחקים. 

הזמינו את ההסעה מראש

הסעות לאירועים זה דבר שצריך לסגור מראש, עדיף כמה שיותר מוקדם. כאשר אתם יודעים בדיוק מה יהיה התאריך והמיקום של האירוע בדקו זמינות של חברת הסעות וקבלו הצעת מחיר להסעה. זה נכון שלא תמיד יש לנו את כל הפרטים ישר על ההתחלה, אך עדיף לשריין כמות מסוימת של אוטובוסים מראש ובמידה ויהיו שינויים להתאים את ההזמנה בהמשך. 

שימו לב מאיפה אתם מזמינים את ההסעה

מומלץ מאוד להזמין הסעה מחברת הסעות מקצועית. חברת הסעות מקצועית תדע לספק לכם את כמות הרכבים הנדרשים, תוך תשומת לב לבקשות שלכם ולכמות הנוסעים שעתידים להגיע. על חברה מנוסה ומקצועית הרבה יותר קל לסמוך, ואתם תוכלו להיות שקטים ולדעת כי בחרתם את הטוב ביותר עבור האורחים שלכם. אם אתם לא בטוחים מה בדיוק סוג ההסעה שתתאים לאירוע שלכם תוכלו גם להתייעץ עם החברה ולקבל תשובות מהניסיון שלה. 

שמרו על קשר רציף עם חברת ההסעות

כדי לוודא שהכל מתקתק ועובד כמו שצריך אתם צריכים שיהיה לכם קשר ישיר עם החברה עימה סגרתם את ההסעה.  כדאי לוודא שיש לכם איש קשר לשאול אותו שאלות ולבדוק שהכל מתנהל כשורה. כמו כן, הרבה יותר נוח לעדכן ולקבל מידע בזמן אמת מאיש קשר שאתם מכירים. כבר בשלב ההזמנה ושריון ההסעה נסו להבין כיצד תתנהל התקשורת אל מול החברה ומול מי תוכלו לשאול שאלות ולקבל מענה.

בדקו מה טווחי העבודה של חברת ההסעות

אם האירוע נמצא במקום מרוחק במיוחד כדאי לכם לבדוק מראש האם חברת ההסעות מספקת שירותי הסעה לאיזור אליו תצטרכו, ולחלופין אם אתם מתכוונים לאסוף נוסעים ממקום רחוק ציינו זאת מבעוד מועד. אם הנסיעה תהיה רחוקה במיוחד תהיו מודעים לכך שיכול להיות שצטרכו להוסיף תשלום. את הדברים הללו כמובן חשוב לבדוק לפני שאתם מזמינים הסעה כדי למנוע אי נעימויות בהמשך.